Споры о необходимости проведения собраний в компаниях не прекращаются.

Одни считают это неоспоримым злом, забирающим драгоценное время сотрудников и не приносящим позитивные результаты. Другие же считают собрания важным инструментом для построения эффективных рабочих коммуникаций.

На самом деле собрания нужны в каждой компании, но только с одной оговоркой. Они должны быть эффективными.

В этой статье расскажем, как сделать собрание полезным, интересным и результативным.

Виды собраний

Собрания бывают двух видов:

• 1Регулярные (например, планёрка отдела продаж).
• 2Разовые (те, которые проводятся ради принятия важных решений. Например, для разработки стратегии компании на год.)

Организация и проведение каждого из вида собраний имеет свои тонкости, об этом дальше.

Как проводить?

Регулярные собрания.

Так как собрания имеют регулярный характер, процесс их проведения можно постоянно улучшать. Алгоритм такой: провели, проанализировали, выявили точки улучшения, применили на следующем собрании.

Выявлять зоны роста поможет модератор собрания (можно назначить из действующих сотрудников).

• 1Модератор следит за регламентом проведения собрания ( например, отслеживает тайминг, вовлеченность участников, соблюдение повестки и т. п.)
• 2После собрания модератор анализирует, насколько эффективным был процесс, оптимально ли использовано время, на каких этапах выпадали участники, и после отмечает моменты, которые можно оптимизировать.
• 3Итоговая задача модератора ― систематизировать выводы и дать обратную связь команде.

Разовые собрания.

Правила проведения этого вида собраний:

• 1Назначьте модератора.
• 2На старте определите чёткий тайминг (когда планируете закончить).
• 3На старте установите точные критерии ожидаемых результатов. Например, заполненный чек-лист, записанное видео, составленный план и т. д.

Если задача объёмная, разбейте её на части и установите дедлайны (для каждой части).  При этом, модератор следит за соблюдением тайминга, а также возвращает участников в тематическое русло, если кто-то уходит в сторону.

Дополнительные рекомендации:

• 1По окончании каждого собрания берите обратную связь от участников. Спросите, что, по их мнению, было хорошо, а что можно улучшить ― услышите свежие и оригинальные мысли и предложения.
• 2Если вы проводите быстрые собрания, делайте их в формате Stand up meeting. Это собрания, на которых участники стоят, чтобы не затягивать встречи и передавать только самую нужную информацию.
• 3Следите, чтобы на собраниях присутствовали только те люди, которых напрямую касается обсуждаемый вопрос. Этим вы повысите вовлеченность участников, а значит и эффективность мероприятий.

Давайте подытожим. Чтобы собрания проходили полезно и эффективно, необходимы:

• 1Модератор.
• 2Чёткий тайминг.
• 3Точные критерии ожидаемого результата.
• 4Сбор обратной связи.
• 5Регулярное усовершенствование процесса собрания.

Внедряйте эти простые рекомендации и получайте отличные результаты. Успехов!